Cómo gestionar una academia de repaso pequeña sin vivir pegado al Excel

Publicado el 27 de octubre de 2026 · 7 minutos de lectura · Otger Vendrell

Una academia de repaso de cuatro aulas mueve cada semana decenas de grupos, cientos de cuotas y muchos mensajes con las familias. Esta guía repasa las seis cosas que hay que tener bajo control y cómo organizarlas a lo largo del curso.

1. Los grupos y las aulas

Es la base de todo. Cada grupo tiene un día, una hora, un aula, un profesor y un número máximo de plazas. Las clases particulares ocupan el aula igual que un grupo, aunque haya un solo alumno.

• Ten un único horario para todo el centro. Si cada profesor lleva el suyo, tarde o temprano dos grupos coinciden en la misma aula.
• Apunta las plazas de cada grupo. Cuando llama una familia nueva, tienes que poder decirle en el momento a qué hora queda sitio.
• Pon el nivel en el nombre del grupo, por ejemplo «Matemáticas 2.º ESO» o «Inglés B1». Así se entiende sin abrir nada.

2. La ficha de cada alumno

Lo que necesitas de cada alumno cabe en una sola ficha. Incluye el nombre, el curso y la escuela, los datos de contacto de la familia, los grupos a los que va, el precio que paga y cómo lo paga.

Apunta también las excepciones. Si un alumno tiene un descuento por hermanos o un precio especial, ponlo en su ficha y no en la memoria de quien cobra.

Con menores de 14 años, el consentimiento para tratar sus datos lo da el padre, la madre o el tutor. Pide también permiso por escrito antes de publicar fotos de los alumnos o de enviar mensajes por WhatsApp.

3. Las cuotas y los cobros

Las cuotas son donde más tiempo se pierde. Hagamos la cuenta con un ejemplo. Una academia con 120 alumnos que pagan 60 € al mes ingresa 7.200 €. Si un 5 % se retrasa, cada mes hay 6 cuotas que perseguir, que son 360 €.

1. Fija un día de cobro, por ejemplo del 1 al 5 de cada mes, y díselo a las familias en la matrícula.
2. Separa a los domiciliados de los que pagan en la academia. Son dos listas distintas y se revisan en momentos distintos.
3. Para domiciliar, la familia tiene que firmar la orden de domiciliación SEPA. Guárdala, porque es tu prueba de que la familia autorizó el cobro. Con un recibo autorizado, la familia puede pedir al banco que se lo devuelva durante 8 semanas sin dar motivos.
4. Revisa los impagos el día 6, no a final de mes. Un recordatorio amable a tiempo funciona mejor que una llamada incómoda tres semanas después.
5. Apunta cada devolución del banco en la ficha del alumno, para que nadie la dé por cobrada.

4. La comunicación con las familias

Las familias quieren saber tres cosas: si su hijo ha venido, si hay algún cambio de horario y cuánto tienen que pagar. Todo lo demás es secundario.

• Escribe desde el número de la academia, no desde el móvil de cada profesor.
• Avisa de los cambios en cuanto los sepas. Una clase anulada que se comunica una hora antes es un enfado seguro.
• Deja que la familia avise de una falta con un toque. Así el profesor lo sabe antes de empezar la clase.

5. Las faltas y las clases que se recuperan

Decide la norma antes de que empiece el curso y escríbela en la hoja de matrícula. ¿Se recupera una clase si el alumno avisa con un día de antelación? ¿Y si no avisa? ¿Hasta cuándo se puede recuperar? Con la norma por escrito, nadie tiene que negociar caso por caso.

6. Las horas del profesorado

En muchas academias hay profesores a tiempo parcial y autónomos que cobran por horas. Para pagarles bien hace falta saber cuántas clases ha dado cada uno en el mes. Si lo cuentas a final de mes con el calendario en la mano, tardas una tarde y te equivocas. Si cada profesor ficha al llegar, el resumen sale solo.

Recuerda que el registro de jornada es obligatorio para los trabajadores por cuenta ajena.

El curso, mes a mes

• Junio y julio: reinscripciones y horarios del curso siguiente.
• Septiembre: matrícula, órdenes de domiciliación nuevas, grupos definitivos y primeras cuotas.
• Cada mes, del 1 al 5: cobro de cuotas. El día 6 toca revisar quién falta.
• Antes de cada evaluación: más horas de refuerzo y grupos que se llenan. Es el momento de mirar qué aulas tienen plazas.
• Mayo y junio: preparación de exámenes finales y de la PAU, y bajas de final de curso.

Cómo lo hace Utgi Business

En Utgi Business cada aula tiene su agenda y la aplicación no deja poner dos clases en la misma aula a la misma hora. Los grupos tienen plazas, y las clases particulares van al lado de los grupos. Cada alumno tiene su ficha con la familia, las clases y los pagos. La aplicación genera las cuotas de cada mes, apunta quién ha pagado y con qué método, y da la lista de recibos domiciliados. El fichero de remesa para el banco lo sigue preparando vuestro banco o la gestoría. Los recordatorios de clase salen por WhatsApp desde el número de la academia, con un botón para confirmar, y el profesorado ficha con un toque y tiene su resumen de horas a final de mes.

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