Com gestionar una acadèmia de repàs petita sense viure enganxat a l’Excel

Publicat el 27 d’octubre del 2026 · 7 minuts de lectura · Otger Vendrell

Una acadèmia de repàs de quatre aules mou cada setmana desenes de grups, centenars de quotes i molts missatges amb les famílies. Aquesta guia repassa les sis coses que cal tenir controlades i com organitzar-les al llarg del curs.

1. Els grups i les aules

És la base de tot. Cada grup té un dia, una hora, una aula, un professor i un nombre màxim de places. Les classes particulars ocupen l’aula igual que un grup, encara que només hi hagi un alumne.

• Tingues un únic horari per a tot el centre. Si cada professor porta el seu, tard o d’hora dos grups coincidiran a la mateixa aula.
• Apunta les places de cada grup. Quan truca una família nova, li has de poder dir en el moment a quina hora queda lloc.
• Posa el nivell al nom del grup, per exemple «Matemàtiques 2n ESO» o «Anglès B1». Així s’entén sense obrir res.

2. La fitxa de cada alumne

El que necessites de cada alumne cap en una sola fitxa. Hi va el nom, el curs i l’escola, les dades de contacte de la família, els grups on va, el preu que paga i com el paga.

Apunta-hi també les excepcions. Si un alumne té un descompte per germans o un preu especial, posa-ho a la seva fitxa i no a la memòria de qui cobra.

Amb menors de 14 anys, el consentiment per tractar-ne les dades el dona el pare, la mare o el tutor. Demana també permís per escrit abans de publicar fotos dels alumnes o d’enviar missatges per WhatsApp.

3. Les quotes i els cobraments

Les quotes són on es perd més temps. Fem el compte amb un exemple. Una acadèmia amb 120 alumnes que paguen 60 € al mes ingresa 7.200 €. Si un 5 % s’endarrereix, cada mes hi ha 6 quotes per perseguir, que són 360 €.

1. Fixa un dia de cobrament, per exemple de l’1 al 5 de cada mes, i digues-ho a les famílies a la matrícula.
2. Separa els domiciliats dels que paguen a l’acadèmia. Són dues llistes diferents i es revisen en moments diferents.
3. Per domiciliar, la família ha de signar l’ordre de domiciliació SEPA. Guarda-la, perquè és la prova que la família va autoritzar el cobrament. Amb un rebut autoritzat, la família pot demanar al banc que l’hi retorni durant 8 setmanes sense donar motius.
4. Revisa els impagaments el dia 6, no a final de mes. Un recordatori amable a temps funciona millor que una trucada incòmoda tres setmanes després.
5. Apunta cada devolució del banc a la fitxa de l’alumne, perquè ningú no la doni per cobrada.

4. La comunicació amb les famílies

Les famílies volen saber tres coses: si el seu fill ha vingut, si hi ha algun canvi d’horari i quant han de pagar. Tota la resta és secundària.

• Escriu des del número de l’acadèmia, no des del mòbil de cada professor.
• Avisa dels canvis tan bon punt els sàpigues. Una classe anul·lada que es comunica una hora abans és un enuig segur.
• Deixa que la família avisi d’una falta amb un toc. Així el professor ho sap abans de començar la classe.

5. Les faltes i les classes que es recuperen

Decideix la norma abans que comenci el curs i escriu-la al full de matrícula. Es recupera una classe si l’alumne avisa amb un dia d’antelació? I si no avisa? Fins quan es pot recuperar? Amb la norma per escrit, ningú no ha de negociar cas per cas.

6. Les hores del professorat

En moltes acadèmies hi ha professors a temps parcial i autònoms que cobren per hores. Per pagar-los bé cal saber quantes classes ha fet cadascú durant el mes. Si ho comptes a final de mes amb el calendari a la mà, hi perds una tarda i t’equivoques. Si cada professor fitxa en arribar, el resum surt sol.

Recorda que el registre de jornada és obligatori per als treballadors per compte d’altri.

El curs, mes a mes

• Juny i juliol: reinscripcions i horaris del curs següent.
• Setembre: matrícula, ordres de domiciliació noves, grups definitius i primeres quotes.
• Cada mes, de l’1 al 5: cobrament de quotes. El dia 6 toca revisar qui falta.
• Abans de cada avaluació: més hores de reforç i grups que s’omplen. És el moment de mirar quines aules tenen places.
• Maig i juny: preparació d’exàmens finals i de la PAU, i baixes de final de curs.

Com ho fa Utgi Business

A Utgi Business cada aula té la seva agenda i l’aplicació no deixa posar dues classes a la mateixa aula a la mateixa hora. Els grups tenen places, i les classes particulars van al costat dels grups. Cada alumne té la seva fitxa amb la família, les classes i els pagaments. L’aplicació genera les quotes de cada mes, apunta qui ha pagat i amb quin mètode, i dona la llista de rebuts domiciliats. El fitxer de remesa per al banc el continua preparant el vostre banc o la gestoria. Els recordatoris de classe surten per WhatsApp des del número de l’acadèmia, amb un botó per confirmar, i el professorat fitxa amb un toc i té el seu resum d’hores a final de mes.

Preguntes freqüents