Utgi BusinessControl de caixa diari: com quadrar la caixa del centre en cinc minuts
Al final del dia falten o sobren diners i ningú no sap per què. Aquesta guia explica què cal apuntar de cada cobrament i com quadrar l’efectiu i la targeta en tancar. Al final tens una plantilla d’Excel gratis per començar demà.
Per a què serveix el control de caixa diari
El control de caixa és la llista de tot el que ha cobrat el centre en un dia, separada per mètode de pagament. En tancar es compara amb els diners que hi ha de debò al calaix i amb el tancament del datàfon. Si les xifres coincideixen, la caixa quadra.
Serveix per a tres coses. Detectes un error el mateix dia, quan encara te’n recordes. Saps quant ha entrat de veritat cada setmana. I la gestoria rep a final de mes una llista neta en lloc d’una capsa plena de tiquets.
Què cal apuntar de cada cobrament
- L’hora i el client. Amb això trobes el cobrament si després hi ha dubtes.
- El concepte. Pot ser una sessió solta, un bo de deu sessions, la quota del mes o la matrícula.
- El mètode de pagament. Efectiu, targeta, Bizum o transferència. Les domiciliacions es controlen a part, perquè no entren per la caixa del dia.
- Qui ha cobrat. Quan cobren tres persones, és el que et diu a qui has de preguntar.
- L’import.
Apunta-ho en el moment de cobrar. Refer la caixa de memòria a les nou del vespre és la primera causa de desquadraments.
Com quadrar la caixa al final del dia
- Comença pel fons de canvi. Són els diners que hi havia al calaix en obrir per tornar canvi, per exemple 100 €.
- Suma els cobraments en efectiu i resta les despeses que hagis pagat amb la caixa, com el cafè o un missatger. El resultat és l’efectiu que hi hauria d’haver.
- Compta l’efectiu i compara’l amb la xifra anterior.
- Fes el tancament del datàfon. El total ha de coincidir amb els cobraments amb targeta que has apuntat.
- Revisa els Bizum i les transferències al mòbil o al banc. No són al calaix, però també són cobraments del dia.
- Deixa el fons per a demà i guarda la resta. Apunta quant en retires.
Un exemple amb números
Un centre de fisioteràpia obre amb 100 € de fons. Durant el dia cobra 185 € en efectiu, 420 € amb targeta i 60 € per Bizum. Amb els diners de la caixa ha pagat 12 € a un missatger.
L’efectiu que hi hauria d’haver és 100 + 185 − 12 = 273 €. En comptar surten 268 €, així que en falten 5. El tancament del datàfon dona 420 €, el mateix que els cobraments amb targeta, així que la targeta quadra.
Cinc euros semblen poca cosa, però gairebé sempre tenen una explicació concreta. Pot ser un canvi mal tornat, un cobrament apuntat dues vegades o un pagament que ningú no ha apuntat. Busca-ho abans de marxar, perquè l’endemà ja no se’n recorda ningú.
Els errors més habituals
- Barrejar la venda d’un bo amb les sessions del bo. Els diners entren el dia que es ven el bo. Les sessions que el pacient gasta després no són diners nous i no van a la caixa. Si les apuntes, la caixa no quadra mai.
- Que cada professional cobri a la seva manera. Un ho apunta en una llibreta, una altra al mòbil i un altre no ho apunta. Cal un únic lloc per a tothom.
- Pagar petites despeses amb la caixa sense apuntar-les. És la causa més típica que faltin diners.
- Deixar la diferència per a demà. Un desquadrament que no s’explica el mateix dia es queda sense explicar.
Plantilla d’Excel gratis per al control de caixa
Hem preparat una plantilla amb tot el que explica aquesta guia. Apuntes cada cobrament i tries el mètode d’una llista. El full suma l’efectiu, la targeta, els Bizum i les transferències per separat. En tancar escrius l’efectiu comptat i el total del datàfon, i el full et diu si quadra. Si hi ha diferència, la marca en vermell.
Baixa la plantilla d’Excel (gratis)
Funciona amb Excel, Google Sheets i LibreOffice. Per a cada dia nou, duplica el full.
El que la caixa no substitueix
Apuntar un cobrament a la caixa no és fer una factura. Si el teu centre ha de donar factura o tiquet, això ho fa el teu programa de facturació o la gestoria, que són els que han de complir Verifactu. La caixa et serveix per saber què ha entrat i per donar a la gestoria una llista ordenada.
Com ho fa Utgi Business
A Utgi Business cada cobrament queda apuntat en el moment amb el mètode, la data i qui l’ha cobrat. Al final del dia veus el total separat en targeta, efectiu, Bizum i transferències, i també el que queda pendent de cobrar. Les domiciliacions surten a part. Cada bo té el seu saldo de sessions, de manera que les sessions gastades no es confonen amb els diners que entren. A final de mes baixes l’Excel amb tots els cobraments per a la gestoria. L’efectiu el continues comptant tu, però ja saps quant n’hi ha d’haver.
Preguntes freqüents
Com es fa un control de caixa diari?
S’apunta cada cobrament amb l’hora, el client, el concepte, el mètode i l’import. En tancar, sumes el fons de canvi i els cobraments en efectiu, restes les despeses pagades amb la caixa i ho compares amb l’efectiu comptat. La targeta es compara amb el tancament del datàfon.
Hi ha una plantilla d’Excel gratis per al control de caixa?
Sí. En aquesta guia pots baixar una plantilla gratuïta que suma cada mètode de pagament per separat i et diu si l’efectiu i la targeta quadren. Funciona amb Excel, Google Sheets i LibreOffice.
Què faig si la caixa no quadra?
Revisa primer els cobraments apuntats dues vegades, els que falten i les despeses pagades amb la caixa. Després compara la targeta amb el tancament del datàfon. Si no trobes la causa, apunta la diferència i el motiu probable el mateix dia.
Hi ha un límit per cobrar en efectiu?
Sí. A Espanya no es poden pagar en efectiu operacions de 1.000 € o més quan una de les parts és una empresa o un professional. Per a imports així, cobra amb targeta, Bizum o transferència.
Ho voleu veure amb el vostre centre?
Us ho ensenyem en 20 minuts, per videotrucada o al vostre centre.