Utgi BusinessControl de caja diario: cómo cuadrar la caja de tu centro en cinco minutos
Al final del día falta o sobra dinero y nadie sabe por qué. Esta guía explica qué apuntar de cada cobro y cómo cuadrar el efectivo y la tarjeta al cerrar. Al final tienes una plantilla de Excel gratis para empezar mañana.
Para qué sirve el control de caja diario
El control de caja es la lista de todo lo que ha cobrado el centro en un día, separada por método de pago. Al cerrar se compara con el dinero que hay de verdad en el cajón y con el cierre del datáfono. Si las cifras coinciden, la caja cuadra.
Sirve para tres cosas. Detectas un error el mismo día, cuando todavía te acuerdas de lo que pasó. Sabes cuánto ha entrado de verdad cada semana. Y la gestoría recibe a final de mes una lista limpia en lugar de una caja llena de tickets.
Qué apuntar de cada cobro
- La hora y el cliente. Con eso encuentras el cobro si después hay dudas.
- El concepto. Puede ser una sesión suelta, un bono de diez sesiones, la cuota del mes o la matrícula.
- El método de pago. Efectivo, tarjeta, Bizum o transferencia. Las domiciliaciones se controlan aparte, porque no entran por la caja del día.
- Quién ha cobrado. Cuando cobran tres personas, es lo que te dice a quién preguntar.
- El importe.
Apúntalo en el momento de cobrar. Reconstruir la caja de memoria a las nueve de la noche es la primera causa de descuadres.
Cómo cuadrar la caja al final del día
- Empieza por el fondo de cambio. Es el dinero que había en el cajón al abrir para dar cambio, por ejemplo 100 €.
- Suma los cobros en efectivo y resta los gastos que hayas pagado con la caja, como el café o un mensajero. El resultado es el efectivo que debería haber.
- Cuenta el efectivo y compáralo con la cifra anterior.
- Haz el cierre del datáfono. El total tiene que coincidir con los cobros con tarjeta que has apuntado.
- Revisa los Bizum y las transferencias en el móvil o en el banco. No están en el cajón, pero también son cobros del día.
- Deja el fondo para mañana y guarda el resto. Apunta cuánto retiras.
Un ejemplo con números
Un centro de fisioterapia abre con 100 € de fondo. Durante el día cobra 185 € en efectivo, 420 € con tarjeta y 60 € por Bizum. Con el dinero de la caja ha pagado 12 € a un mensajero.
El efectivo que debería haber es 100 + 185 − 12 = 273 €. Al contar salen 268 €, así que faltan 5 €. El cierre del datáfono da 420 €, lo mismo que los cobros con tarjeta, así que la tarjeta cuadra.
Cinco euros parecen poco, pero casi siempre tienen una explicación concreta. Puede ser un cambio mal dado, un cobro apuntado dos veces o un pago que nadie ha apuntado. Búscalo antes de irte, porque al día siguiente ya nadie se acuerda.
Los errores más habituales
- Mezclar la venta de un bono con las sesiones del bono. El dinero entra el día que se vende el bono. Las sesiones que el paciente gasta después no son dinero nuevo y no van en la caja. Si las apuntas, la caja no cuadra nunca.
- Que cada profesional cobre a su manera. Uno lo apunta en una libreta, otra en el móvil y otro no lo apunta. Hace falta un único sitio para todos.
- Pagar pequeños gastos con la caja sin apuntarlos. Es la causa más típica de que falte dinero.
- Dejar la diferencia para mañana. Un descuadre que no se explica el mismo día se queda sin explicar.
Plantilla de Excel gratis para el control de caja
Hemos preparado una plantilla con todo lo que explica esta guía. Apuntas cada cobro y eliges el método de una lista. La hoja suma el efectivo, la tarjeta, los Bizum y las transferencias por separado. Al cerrar escribes el efectivo contado y el total del datáfono, y la hoja te dice si cuadra. Si hay diferencia, la marca en rojo.
Descargar la plantilla de Excel (gratis)
Funciona con Excel, Google Sheets y LibreOffice. Para cada día nuevo, duplica la hoja.
Lo que la caja no sustituye
Apuntar un cobro en la caja no es hacer una factura. Si tu centro tiene que dar factura o ticket, eso lo hace tu programa de facturación o tu gestoría, que son los que tienen que cumplir Verifactu. La caja te sirve para saber qué ha entrado y para dar a la gestoría una lista ordenada.
Cómo lo hace Utgi Business
En Utgi Business cada cobro queda apuntado en el momento con el método, la fecha y quién lo ha cobrado. Al final del día ves el total separado en tarjeta, efectivo, Bizum y transferencias, y también lo que queda pendiente de cobrar. Las domiciliaciones salen aparte. Cada bono tiene su saldo de sesiones, de forma que las sesiones gastadas no se confunden con el dinero que entra. A final de mes descargas el Excel con todos los cobros para la gestoría. El efectivo lo sigues contando tú, pero ya sabes cuánto tiene que haber.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se hace un control de caja diario?
Se apunta cada cobro con la hora, el cliente, el concepto, el método y el importe. Al cerrar, sumas el fondo de cambio y los cobros en efectivo, restas los gastos pagados con la caja y lo comparas con el efectivo contado. La tarjeta se compara con el cierre del datáfono.
¿Hay una plantilla de Excel gratis para el control de caja?
Sí. En esta guía puedes descargar una plantilla gratuita que suma cada método de pago por separado y te dice si el efectivo y la tarjeta cuadran. Funciona con Excel, Google Sheets y LibreOffice.
¿Qué hago si la caja no cuadra?
Revisa primero los cobros apuntados dos veces, los que faltan y los gastos pagados con la caja. Después compara la tarjeta con el cierre del datáfono. Si no encuentras la causa, apunta la diferencia y el motivo probable el mismo día.
¿Hay un límite para cobrar en efectivo?
Sí. En España no se pueden pagar en efectivo operaciones de 1.000 € o más cuando una de las partes es una empresa o un profesional. Para importes así, cobra con tarjeta, Bizum o transferencia.
¿Lo queréis ver con vuestro centro?
Os lo enseñamos en 20 minutos, por videollamada o en vuestro centro.