Cómo enviar recordatorios de citas por WhatsApp a tus pacientes sin hacerlo a mano

Publicado el 26 de octubre de 2026 · 6 minutos de lectura · Otger Vendrell

Si en tu centro alguien dedica media hora cada tarde a escribir «Te recordamos tu cita de mañana», esta guía es para ti. Te explicamos las tres formas de hacerlo, qué cuesta cada una y cómo tiene que ser un buen recordatorio.

Por qué WhatsApp y no un SMS o un correo

Las familias y los pacientes ya tienen WhatsApp abierto todo el día. Un correo se pierde entre la publicidad y un SMS parece un aviso del banco. Un WhatsApp del centro se lee, y si lleva botones, se contesta con un toque.

Lo que de verdad importa no es que el mensaje llegue, sino que la persona pueda decirte que no viene. Una cita anulada el día antes es un hueco que puedes volver a llenar. Una persona que no aparece es una hora perdida.

Las tres formas de enviar los recordatorios

1. A mano, desde el móvil

Es lo que hace la mayoría de centros pequeños. Es gratis, pero tiene tres problemas. Alguien pierde tiempo cada día, los mensajes salen del móvil personal de cada profesional y, cuando hay prisa, alguno se olvida.

2. Con la app gratuita de WhatsApp Business

La app de WhatsApp Business permite tener un perfil de empresa, respuestas rápidas, etiquetas y un mensaje automático de ausencia. Lo que no hace es enviar recordatorios programados uno a uno con la hora de cada cita. Sigues teniendo que escribirlos o pegarlos a mano.

3. Con un programa conectado a la plataforma de WhatsApp Business

Es la forma de automatizarlo de verdad. El programa de gestión del centro mira la agenda del día siguiente y envía cada recordatorio desde el número del centro, con una plantilla que Meta ha aprobado antes. La plantilla puede llevar botones como «Confirmo» y «No puedo ir», y la respuesta vuelve al programa.

Meta cobra por cada mensaje de plantilla. Para recordatorios de citas el precio es de unos céntimos por mensaje, depende del país y Meta lo revisa cada trimestre. Contestar a un paciente que te ha escrito en las últimas 24 horas no tiene coste.

Cómo tiene que ser un buen recordatorio

• Que salga el día antes, a una hora razonable, por ejemplo a las seis de la tarde. Así hay tiempo para recolocar la hora si alguien no puede.
• Que diga el día, la hora y el centro, y nada más.
• Que tenga dos botones: «Confirmo» y «No puedo ir». Un botón de «Cambiar la cita» parece cómodo, pero invita a mover citas que se habrían mantenido.
• Que salga del número del centro, no del móvil de cada profesional. Así la dirección ve las respuestas y nadie da su número personal.
• Que no diga el tratamiento. Escribir «tu sesión de logopedia» o «tu cita de psicología» revela un dato de salud a cualquiera que vea la pantalla del móvil.

Un ejemplo de texto:

Hola, Marta. Te recordamos la sesión de Pau mañana, jueves, a las 17:30 en el Centro Aurora.
[Confirmo] [No puedo ir]

Qué pasa cuando alguien pulsa «No puedo ir»

Aquí es donde se gana el tiempo. El programa avisa a la profesional, que decide si anula la sesión o propone otra hora. Si la anula, la sala queda libre y el resto del equipo lo sabe. Ese hueco se puede ofrecer a una familia que esperaba hora.

Si la familia pulsa «Confirmo», la cita queda marcada como confirmada en la agenda y no hace falta hacer nada más.

Lo que dice la ley

• Hace falta permiso. Meta exige que la persona haya aceptado recibir mensajes del centro por WhatsApp. Lo más sencillo es incluirlo en la ficha de alta o en la hoja de consentimiento.
• Con menores, firma el padre, la madre o el tutor. En España, por debajo de 14 años el consentimiento lo dan ellos.
• El centro tiene que informar de que usa un programa de gestión y de quiénes son los proveedores, entre ellos Meta.
• Nada de datos de salud en el mensaje. Ni el tratamiento ni el motivo de la visita.

Esta guía no es asesoramiento legal. Si tu centro trata datos de salud, revisa los textos con tu asesoría de protección de datos.

Cómo lo hace Utgi Business

En Utgi Business el recordatorio sale solo a las seis de la tarde del día anterior, desde el número del centro y con los botones «Confirmo» y «No puedo ir». La respuesta aparece en la agenda. Si alguien no puede venir, la profesional recibe el aviso y, si anula, las compañeras de ese día saben que la sala queda libre. El mensaje nunca dice el tratamiento.

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